現在、新型コロナウィルス感染防止のために、在宅勤務をされている会社員の方が大勢いると思います。会社の上司や同僚とのコミュニケーションは、自宅からパソコンやタブレットを使ったビデオ会議(WEB会議)を通じて行っています。いわゆるテレワークですね。

上司は部下達の顔を見ながら一斉に指示を出し、部下は仕事を進めた結果について上司や同僚と情報の共有を行いたい時に利用するのがビデオ会議です。そのようなテレワークを初めて経験してみて、使い勝手に戸惑っている社員の方もいるのではないでしょうか。

ところでオンライン英会話は、このビデオ会議ソフトを利用して既に長年に亘って英会話レッスンを行ってきました。英会話学習者は、マンツーマンレッスンやグループレッスンを通じて世界に在住するネイティブ英会話講師から英会話上達のためのレッスンを受けてきました。

その英会話レッスンを行うためのノウハウは、現在テレワークを導入し始めている方の参考になるのではないかと、フと思いました。そこでこの記事では最初にオンライン英会話のノウハウについてまとめ、それがテレワーク導入後の効率化にどのように応用できるかを考えてみました。

目次
1. オンライン英会話でのビデオ会議利用のノウハウ
(1) 英会話レッスンを行うための環境
(2) 英会話レッスンの運営
(3) 英会話レッスンの内容

2. テレワーク導入を効率化するための提案
(1) 自宅でビデオ会議をするための環境
(2) ビデオ会議の運営方法
(3) ビデオ会議の利用の仕方

1. オンライン英会話でのビデオ会議利用のノウハウ

オンライン英会話では、ビデオ会議(WEB会議)ソフトを利用して英会話レッスンを行います。ビデオ会議ソフトといってもいろいろな種類がありますので、推薦するソフトは別記事「自宅でテレワークのためのビデオ会議ツール5選!」にまとめておきましたので、ご覧ください。

オンライン英会話のケースで言えば、スカイプを利用しているスクールが多いですが、独自にソフトを開発して利用しているスクールもあります。

(1) 英会話レッスンを行うための環境

オンライン英会話のレッスンは、パソコンを初め、タブレット、スマートフォンを通して行いますので、場所を問いません。ただし、英会話講師のスピーキングをはっきり聞き取る事ができること、生徒は英語でスピーキングしますので周囲に迷惑をかけない場所で行う必要があります。そのように静かなで周囲にできるだけ人がいない環境を考えると、自宅でのレッスンが多くなります。

ネイティブ英会話講師も自宅からパソコンのカメラを通して英会話レッスンを行うことになりますが、背景も一緒に写ります。いろいろな物が置いてあると、英会話学習者は気になるものです。そこで講師は、英会話レッスンを行う時は、少なくとも背景をカーテンで覆うようにしています。これで英会話学習者も落ち着いてレッスンに集中できます。

次にビデオ会議を行う時は、安定してインターネットとつながっている必要があります。公共の場所ならWiFiのある場所が望ましく、自宅ならインターネット回線を使います。

(2) 英会話レッスン運営

英会話レッスンの開始時刻になったら、英会話講師も生徒もテレビ会議ソフトにログインしオンライン(ビデオ通話ができる状態)にしなければなりません。どちらかがオンラインにするのが遅れると、相手は待たされることになります。日本人なら一般的に言うと約束時間を5分待たされるとイライラしてくる方が出てきます。一方、外国人である英会話講師は国柄の違いもあり、開始時間に敏感でない講師もいます。

日本人は、仕事でも開始時間にこだわるのに終わる時間にはこだわらず残業する、外国人は開始時間にはあまりこだわらないが、終わる時間は時計を見ながら待っている、とよく言われます。オンライン英会話の場合は、開始時間も終了時間も時間厳守が鉄則です。

また英会話講師が病気や事故の緊急事態となって、生徒の予約したレッスンに出られない時があります。そのような時は、講師から生徒へメールやテレビ会議のメッセージ欄を利用してレッスンできない旨を連絡するのが、レッスンを待っている生徒に対しての礼儀、義務でしょう。

(3) 英会話レッスンの内容

オンライン英会話では、生徒と講師との1対1のレッスン、いわゆるマンツーマンレッスンが主流です。一方で、英会話講師がコーディネーターとなってグループレッスンを行っているスクールもあります。マンツーマンレッスンの場合は、自分の勉強したい分野に集中したレッスンができますし、疑問があれば英会話講師に遠慮なく聞く事ができます。一方、グループレッスンの場合は、英会話講師のスピーキングばかりでなく他の生徒のスピーキングも聞く事になります。留学している時の英語学習に似た体験ができるのです。

例えば他の生徒の使った単語や熟語を自分が知らなかった時には、自分にとって刺激的で参考になります。自分に不足している点がはっきりわかるので、重点的に何を勉強すれば良いのかが見えてきてモチベーションの向上につながるのです。

また、レッスンを円滑にするために、スカイプの画面共有機能を使って生徒と英会話講師が同じスクリーンに映し出された英文問題や記事を見ながらのレッスンができます。必要な時には、英会話講師はメッセージ欄に英単語や英文を示して、生徒のボキャブラリーや英語表現を増やすためのお手伝いもします。

2. テレワーク導入を効率化するための提案

自宅で仕事をしている社員は、テレワーク導入後は上司や同僚とビデオ会議を利用して作業の成果の報告や問題点の相談を行う事になりますね。ではオンライン英会話のノウハウはどのようにテレワークに活かすことができるか、1つ1つ考えていきましょう。

(1) 自宅でビデオ会議をするための環境

オンライン英会話のレッスンのためには、静かな環境が必要であることを述べました。これは、社員間のビデオ会議にも当てはまる事です。自宅の個室で一人で仕事を行い、ビデオ会議ができれば、それに越したことはないでしょう。それがかなわず、浴室にパソコンを置き仕事を行っている人もいると聞きました。それでも、一人の空間を作ることは大切です。

それとビデオ会議を行う際は、オンライン英会話の例で述べましたが、背景が乱雑な場合はマナーとしてカーテンで覆いましょう。

家の中で、どうしても子供と一緒にいる空間で仕事をしなければならない環境の方もいると思います。そのような場合は、少なくともビデオ会議を行う時間だけは、静かな環境が作れるように事前に家族同士で話し合いを行っておくことをおすすめします。家族みんなが協力し合う事が、大切ですね。

(2) ビデオ会議の運営方法

オンライン英会話では、レッスンの開始時間と終了時間の時間厳守が鉄則であることを述べました。日本人同士ですから、この時間厳守は守れるのではないでしょうか。特に、打ち合わせをしていると問題が出てきて終了時間が伸びてしまうケースが生じてしまうことがあるかもしれません。しかし家庭の中で仕事をする場合は、(1)項で述べた家族との約束事もあるでしょうから、終了時間も守る事を心掛けるべきでしょう。

また緊急の用事ができてビデオ会議に出席できなくなってしまった場合は、メッセージ欄にその旨を書き残しておくか、メールで上司に連絡することが重要ですね。この報連相に関しては、会社員なら慣れているでしょうから、心配ないでしょう。

(3) ビデオ会議の利用の仕方

オンライン英会話には、マンツーマンレッスンとグループレッスンがあることを述べました。テレワークでは、個別打ち合わせとグループミーティングに相当するでしょう。

個別打ち合わせでは、自宅で作業をした結果について上司に報告し、次のステップを話し合う場となるでしょう。

グループミーティングでは、主に上司から部署のスタッフ全員に対しての指示や、それに対しての打ち合わせの場として活用するのに役立つでしょう。上司がスタッフ全員に指示を出すなら、あらかじめパワーポイントで要点を整理しておいて画面共有機能を利用して説明すると、的確な指示ができると思います。

ビデオ会議の利用方法は、まさにオンライン英会話でのマンツーマンとグループレッスンがそのまま当てはまります。それに付け加えるなら、オンライン英会話では早朝レッスンや深夜レッスンがあります。主に日中仕事をしていて英会話レッスンができないビジネスマンの方に利用してもらうために設けた英会話レッスン時間帯ですが、お子さんがいる家庭では、子供が寝ている時間帯でもあります。いざとなればこの時間帯に、個別打ち合わせを行うという選択肢を考えましょう。

まとめ

オンライン英会話とテレワークは、ビデオ会議を通じてコミュニケーションを図るという点では同じシステムです。そこで現在、新型コロナウィルス感染防止のためにテレワーク導入をし始めている方のために、効率よくテレワークを行っていただくための提案をしてみました。

テレワークを行う際のヒントにしていただけたらうれしいですね。また、この困難な時期が終焉しても、テレワークは就業の1つの形態として利用されていく可能性が十分にあるのではないでしょうか。そのためにも上手なテレワーク導入の仕方を、共に考えていきましょう。


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