海外企業とビジネスでの取引関係がある日本企業では、いろいろな部署の担当者が英文のE―メールを利用して相手企業とコミュニケーションを図っていることが多いと思います。それは経験から言うと、次のようなメリットがE-メールにはあるからです。

・正式な英文レターよりも、時間的に速くコミュニケーションできる。
パソコン1つで世界中の多くの関係者と、コミュニケーションが取れるのがE-メールです。ビジネスでは仕事を迅速に進める必要がありますから、関係者に一斉に送信できるE-メールは正にうってつけのツールと言って良いでしょう。

・時差を気にする必要がない
相手先の海外企業が、アメリカのニューヨークに事務所を構えている場合を考えてみましょう。相手先の通常時では日本が14時間進んでいますし、夏時間なら13時間進んでいます。日本の会社で午後8時までにE-メールを発信したとすると、相手先には午前6時か7時過ぎには、メールが届きます。相手が出社した時には、丁度メールが届いていることになります。翌日に日本では、海外企業からメールの回答がきっと届いているでしょう。このように時差があっても上手にコミュニケーションできますし、時差があったほうがかえって時間を掛けて考えた結果を送れるので、都合の良い場合さえあるのです。

・文書として残るので、議事録として使うことができる。
ビジネスでは、打ち合わせをしたら議事録を残すのが一般的です。合意した事について、無用の混乱を防ぐためです。大切なE-メールは、プリントアウトすれば紙ベースの議事録として保存することができるので便利です。

・ネイティブの英語表現を、仕事を通じて覚えることができる。
例えばアメリカやカナダのネイティブがビジネスの相手であれば、E-メールのやり取りを通じてネイティブの英語表現をしっかりと勉強することができます。ネイティブから、ライティングについてのレッスンを毎日受けているようなものです。日本の担当者にとっては仕事を通じて英語のライティングの勉強ができるのですから、時間的にも金銭的にも有りがたいというのが本音でしょう。実際、E―メールのやり取りを3ヵ月間続けた段階で、自分のライティング力が向上したのを実感した経験があります。

さてその様なビジネスE-メールの書き方について、次の目次に従って説明していきます。形式については、一旦覚えてしまえばあまり複雑ということではありませんので、後はライティング向上に力を注ぐと良いでしょう。
1. 宛先の注意点
2. 件名の注意点
3. 最初の頭語、挨拶
4. 本文の書き方
5. 結びの祝辞句

1. 宛先の注意点

E-メールの宛先「TO」は、ビジネス相手先の担当者、コミュニケーションの当事者とします。その下にCCがありますがCarbon Copyの略で、重要なメールの場合などに日本側の上司や相手側の上司のメールアドレスを入れて置き、確認してもらうようにしましょう。
もう一つのBCCはBind Carbon Copyの略で、宛先のビジネス相手先の担当者やCC欄の上司には見えません。相手側に面識のない人にもメールを送る時に使うと良いでしょう。

2. 件名の注意点

ビジネス相手の担当者がメールを受信した時に最初に分かるのは、送り主の名前と件名です。件名は長文にはできないため、相手に一目で内容が分かる様にするのがコツです。
例えば、
・Schedule of the forthcoming Skype meeting
次回のスカイプ会議のスケジュールについて

・Notice of the shipment delay of ABC product
ABC製品の発送遅れのお知らせ

などです。単にHi!(やあ!)などを件名にしたのではメール内容が分かりませんし、相手の迷惑メールフォルダーに入ってしまうことがありますので気を付けましょう。

また緊急性の高いメールは、メッセージツールバーにある重要度高をクリックすると共に件名の最初に【URGENT】を付けると、相手は気付いて早くメールを開封してくれるでしょう。

3. 最初の頭語、挨拶

本文の最初には、DearやHelloなどの頭語を入れます。Dearは、英文レターの形式と同じにすると思っていただいて間違いありません。Dearの次にMr.やMs.と姓を書き、フォーマルなメールを送る際に使います。例えば、
Dear Mr. Wilson
Dear Mr. Wilson and Ms. Becker

と複数の人の場合には、名前と名前の間にandを入れます。なお、女性の未婚の方にはMiss.を、既婚の方にはMrs.とすることになっていますが、未婚でも既婚でも使えるMs.を使っておいた方が無難です。

初めての会社にメールを送る時もあるでしょう。その場合は、相手が特定できないので、日本語の拝啓に当たる以下のような頭語を入れます。

Dear Sirs, (イギリス宛)
Gentlemen: (アメリカ宛)

すでに面識があり、スカイプ会議を行っていたり直接会ったことのある相手なら、Helloの次にファーストネームと親しみを持って書くのがネイティブ流です。例えば、Hello Tomとしてメールを送れば、Hello Takashiとメールが返ってくるでしょう。

次に挨拶として、日本文なら「お元気ですか」に相当する

I hope you are well.
I hope all is well with you.

といった挨拶文を入れると良いでしょう。相手のメールへの回答なら最初に、

Thank you for your e-mail dated June 10.

とお礼を書くこともあります。

4. 本文の書き方

自分の言いたい事を体系的に相手に分かりやすく述べるのが、最も大切であることは言うまでもありません。また、E―メールの場合には、長文を書く事は少ないと思います。もし文章が長くなる場合は、最初に結論を書いておいて、後からその説明をしていく文章構成もあります。
ビジネス英文の書き方のルールは、日本文を書く時のルールと変りません。以下のルールに沿って書くと良いでしょう。

・英文の書き始めは、左揃えとする。
・説明内容の区切りで改行し、段落が終わったら読みやすい様に一行空ける。
・文字化けしやすい特殊文字は、使わない。
・WORD、EXCEL、PDFなどの添付資料がある時には、Please find the attached documentsと添付資料を見て欲しい旨を述べる。

また、相手から回答を得たい場合があります。その時には英文の最後に、返事を待っている意味で使う次のような文を添えておきます。

I look forward to hearing from you.
I look forward to your reply.

5. 結びの祝辞句

E-メールの最後に祝辞句を書きます。相手によってフォーマルな句にするか、親しみのこもった句にするか異なってきます。どのような句を選択すべきかについて既に記事がありますので、下に示します。題名をクリックすると説明が載っていますので、ぜひ相手に合った句を選んでください。

「E―メールに役立つ結びの祝辞句5選」

まとめ

E-メールは、ビジネスコミュニケーションにはとても役立つツールです。経験を元に、その書き方についてまとめてみました。これらの情報が、少しでも読者の皆さんのお役に立ったら幸いです。


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