テレビ会議システムの性能向上によって、
ネイティブの海外クライアントとのミーティングへの利用が、
増えてきています。

ここでは、ネイティブとのテレビ会議の際の注意点として、
時差の問題や、議事次第、議事録作成の大切さについて取り上げました。

また、プレゼンテーションをする際には、オンライン英会話の
ネイティブ講師のレッスンの中で、予行練習をしておくと良いでしょう。

以下は、そのようなビジネスで利用するテレビ会議の話題です。

ネイティブ

ネイティブの海外クライアントとテレビ会議を利用して、
ミーティングを行う事が増えてきました。

お互いに飛行機に乗って海外出張する必要がなく、
移動時間と出張費を節約することができるからです。

とは言うものの、テレビ会議を行うとなると、
いろいろな配慮が必要になってきます。

ここでは経験を基に、必要な配慮点を挙げてみます。

まず、時差の問題があります。
海外クライアントの企業が、アメリカのボストンにあるとしましょう。

日本は、ボストンより14時間進んでいます。
この時差を考えると、ボストンのネイティブとテレビ会議のできる時間帯は、
限られてきます。

1つの時間帯は、日本時間で朝の9時から10時にかけてです。
ボストン時間は、19時から20時となります。

日本の企業では、
朝一番に課毎にグループミーティングを催す事にしているところもあります。

30分後には課のグループミーティングが終わって、
ネイティブとのテレビ会議の準備も整えることができたとすると、
9時半にミーティング開始となります。

ネイティブは、特に家庭を大切にしている方が多く、
夜遅くの帰宅は好みませんので、
ミーティング時間は1時間でしょうか。

もう1つの時間帯は、日本時間の22時から23時にかけてです。
ボストン時間は、朝8時から9時にかけてとなります。

この場合、日本での22時以降の仕事は、深夜労働になりますので、
上司からしっかり許可を得ておく必要があるでしょう。

いずれにしても、ミーティング時間は1時間程度にならざるを得ません。

さて、打ち合わせ時間を1時間とすると、
如何に効率的に打ち合わせを行うかを考えなければなりません。

まず大切なのは、
しっかりとしたアジェンダ、議事次第を作成することです。

目的をはっきりさせて、
打ち合わせをする項目を具体的に作成しておくのです。

そして、事前にアジェンダ案を送っておいて、
ネイティブ側の意向を反映させておくことも重要です。

念押しに、前日にはリマインダーも送りましょう。

実際のミーティングではネイティブの姿をテレビで見ながら、
お互いに仕事内容の確認、明確化、変更を行っていきます。

通常、複数の関係者が出席しますので、
スピーカーフォンを用意しておくと便利なのは、
言うまでもありません。

経験上、次のようなケースもテレビ会議の便利さを感じました。

それは、ネイティブクライアントが来日にしてくれて、
直接打ち合わせを行った時の事です。

残念なことに、
1人の専門家だけが急に日本に来ることができなくなっていました。

打ち合わせは、ほとんどのテーマについて終わったのですが、
来ることができなかった専門家がいないと、
どうしても最終判断ができない項目が残ってしまったのです。

そこで、先方は深夜でしたが、
テレビ会議を利用して専門家に打ち合わせに加わってもらい、
最終結論に達することができました。

この結論によって、時間を待たずに次のアクションに移ることができたのです。

このようなテレビ会議の利用法もあると思い、感心した次第です。

さて、打ち合わせが終わると、ミニッツ、議事録を作成することになります。

一般的には、請負側が作成することになりますが、
確定した事、次のアクション項目を、適切な英語表現で議事録に残すのには、
結構時間がかかるものです。

ネイティブとの親密さにも拠りますが、
ネイティブ側に書いてもらうことも場合によってはあるようです。

この議事録は、英語表現の実践的な勉強にとても役立つのです。

ネイティブ1

この様なテレビ会議において、日本人社員が英語のプレゼンテーションを
行う事もあるでしょう。

そのような時には、オンライン英会話のネイティブ講師のレッスンの中で、
プレゼンテーションの予行演習をしておくことをおすすめします。

ネイティブ講師から、図表の書き方やスピーキングについて、
きっと良いアドバイスをもらえるでしょう。


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